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FRAGEN UND ANTWORTEN

Hier finden Sie eine Liste von Fragen und Antworten. Bitte sehen Sie zunächst nach, ob Sie hier bereits eine Antwort auf Ihre Frage finden. Sollte Ihre Frage hier nicht beantwortet worden sein, können Sie Ihre Frage an info@smart-cities-made-in.de schicken.

Die Beantwortung erfolgt ausschließlich und für alle transparent einsehbar an dieser Stelle. Fragen sind bis Donnerstag, den 04. März 2021 zu stellen.

Die Fristsetzung ist erfolgt, um allen Bewerbern eine Möglichkeit zu geben, alle Fragen und Antworten zu kennen.

 

Presseanfragen sind an die Pressestellen des BMI bzw. der KfW zu stellen.

 

Weitere Fragen und Antworten finden Sie unter Downloads "Fragen- und Antwortenkatalog Informationsveranstaltung vom 12.02.2021"

1    Bewerber und mögliche Zuwendungsempfänger

2    Förderfähige Maßnahmen

3    Förderzeitraum, -höhe und -satz

4    Förderfähige Kosten und Kosten und Finanzierungsplan

5    Projektpartner und Weitergabe der Mittel

6    Open Source und Wissenstransfer

7    Bewerbungsverfahren und Fragen zur Antragstellung

8    Ratsbeschluss

9    Technisches zum Bewerbungsportal

 

1       Bewerber und mögliche Zuschussempfänger

1.1      Wer kann gefördert werden und sich als Modellprojekt Smart Cities bewerben?

Bewerbungen können Kommunen, d. h. kommunale Gebietskörperschaften und Gemeindeverbände einreichen. Bewerben können sich auch andere Formen der inter- und intra-kommunalen Zusammenarbeit (wie z.B. Städtenetzwerke oder Stadt-Umland-Partnerschaften oder andere Verbünde von Kommunen), in diesen Fällen über eine federführende Gebietskörperschaft.

Aufgrund der thematischen Schwerpunktsetzung der Modellprojekte Smart Cities auf Stadtentwicklung und Digitalisierung sowie der primären Zuständigkeit der Gemeinden für Stadtentwicklung sollten sich kommunale Gebietskörperschaften, die keine Gemeinden sind, möglichst gemeinsam mit Gemeinden bewerben. Bewerbungen aus Stadtstaaten sind von der Landesverwaltung einzureichen; auch hier kann es aus vorgenannten Gründen ratsam sein, die Bezirksebene als Akteur einzubeziehen.

1.2      Interkommunales Kooperationsprojekt: welche Besonderheiten sind zu beachten?

Im Bewerbungsverfahren werden Ratsbeschlüsse von allen beteiligten Kommunen erwartet. Es wird gebeten, den Kosten- und Finanzierungsplan für das Gesamtvorhaben und für die einzelnen Kommunen je gesondert auszufüllen. Die Bewerbung kann entweder als Verbund erfolgen oder über eine federführende Kommune.

Aus abrechnungstechnischen Gründen wird (nach Auswahl durch die Jury) eine separate Antragsstellung pro Kommune empfohlen.

Die Förderquote wird entsprechend der Regelungen zum Zuschussbetrag im Programm-Merkblatt festgelegt. Übergeordnete Kosten, die nicht einzelnen Kommunen zugeordnet werden können, sind der federführenden Kommune zuzuordnen.

1.3      Kann bei einer Stadt Umland Partnerschaft das Umland auch Regionen umfassen, die nicht in Deutschland, sondern in einem Nachbarland liegen?

Die Förderung richtet sich ausschließlich an Kommunen in Deutschland. Eine grenzüberschreitende Kooperation ist dabei nicht ausgeschlossen. Förderfähig sind allerdings nur die Kosten, die in deutschen Kommunen anfallen.

1.4    Können sich auch kleinere Kommunen, wie unsere (8.300 Einwohner) an dem Modellprojekt "Smart City" bewerben?

Ja, eine Mindestgröße gibt es nicht als Bewerbungsvoraussetzung.

1.5    Wir sind ein kommunaler Zweckverband nach dem Gesetz über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (GKG). Sind wir selbst antragsberechtigt oder nur unsere Mitgliedkommunen?

Grundsätzlich kommt auch der Zweckverband für eine Bewerbung und – im Erfolgsfall – für eine spätere Antragstellung bei der KfW infrage. In einem solchen Fall wird die KfW die Antragsberechtigung anhand der zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden Satzung des Zweckverbandes detailliert prüfen. Eine Bewerbung / Antragstellung über eine der Mitgliedskommunen ist auf jeden Fall möglich.

1.6    Wir prüfen gerade eine Bewerbung eines interkommunalen Netzwerkes, bestehend aus neun Städten. Ist es möglich, dass die Bewerbung dabei von z.B. drei Kommunen eingereicht wird und die übrigen Städte lediglich als Koopartionspartner (z.B. mit einer Absichtserklärung) fungieren? Können die übrigen Kommunen dabei auf einen Gemeinderatsbeschluss verzichten?

Die Kooperation kann gern die Bewerbung so strukturieren wie dargestellt. In einem solchen Fall müssen dann aber auch die (drei) federführenden Kommunen den erforderlichen Eigenanteil für die Kooperation aufbringen und dies per Ratsbeschluss dokumentieren. Die federführenden Kommunen stellen dann - im Falle einer erfolgreichen Bewerbung - auch jeweils eigene Zuschussanträge bei der KfW.

 

2       Förderfähige Maßnahmen

2.1      Was ist eine Smart-City-Strategie im Sinne der Modellprojekte Smart Cities?

 

2.2      Ist eine Fortschreibung oder Vertiefung einer bereits vorliegenden Digital-Strategie förderfähig?

Die Fortschreibung und Vertiefung einer bereits vorliegenden Strategie zur einer Smart-City-Strategie kann gefördert werden, sofern zum Zeitpunkt der Antragsstellung bei der KfW keine bereits angefallenen Kosten bzw. bereits getätigte Investitionen berücksichtigt werden. Eine nachträgliche Förderung bereits abgeschlossener und durchfinanzierter Konzepte ist ausgeschlossen.

2.3      Ist eine Bewerbung auf nur eine der beiden Phasen möglich?

Die Phasen A und B sind grundsätzlich gemeinsam zu beantragen, der Zuschuss wird für das Gesamtvorhaben gewährt. Eine Förderung von Phase A ohne Phase B (d. h. ausschließlich Strategie-Erstellung ohne Umsetzung) ist nicht vorgesehen.

Eine direkte Bewerbung auf die Phase B ist möglich, wenn die bereits vorhandene Smart-City-Strategie nach den im Merkblatt genannten Kriterien erstellt ist und der Smart-City-Charta der Nationalen Dialogplattform Smart Cities entspricht.

2.4    Wie unterscheiden sich erste Maßnahmen aus Phase A und Maßnahmen in Phase B?

Mit „Ersten Maßnahmen“ sind investive Maßnahmen gemeint, die bereits in Phase A. umgesetzt werden, noch während die Strategie entwickelt wird. Maßnahmen der Phase B. basieren auf der abgeschlossenen Strategie.

Dabei ist nicht ausgeschlossen, dass Investive Maßnahmen in Phase A gestartet und in Phase B. weiterentwickelt werden, sofern sie sich sinnvoll und nachvollziehbar in abgrenzbare Teilprojekte gliedern lassen. Genaue Einzelheiten hierzu sollten – bei erfolgreicher Bewerbung -  im Zuge der Antragstellung mit der KfW geklärt werden.

2.5    Im Antrag werden bereits verschiedene Maßnahmen abgefragt, welche für die Umsetzung geplant sind. Auch im Kostenplan sind einige Projektthemen aufzulisten. Besteht die Möglichkeit, dass die Jury einen Antrag auswählt und bewilligt, bestimmte Maßnahmen aus diesem jedoch streicht bzw. von der Förderung ausschließt?

Nein, das ist nicht zu erwarten, jedoch möglich.

2.6   Es ist geplant ab Mitte 2021 mit der Erstellung einer Digitalstrategie für Schwerpunktbereiche zu starten. Sollen wir uns dennoch auf Phase A für eine gesamte Digitalstrategie bewerben, da wir zum aktuellen Zeitpunkt noch nichts vorweisen können?

Das kann durchaus sinnvoll sein.

 

2.7   Wenn wir uns nun zusätzlich zur Freistaat-Förderung auf Ihr Förderprogramm in Phase A bewerben, wie wirkt sich dies auf unsere Bewerbung aus?

Eine Bewerbung für die Modellprojekte Smart Cities ist grundsätzlich möglich. Es ist aber im Projekt deutlich zu machen, inwieweit eine Förderung des Freistaates Bayern von einer Förderung aus den Modellprojekten Smart Cities des Bundes abgegrenzt werden kann. Eine Doppelförderung derselben Maßnahmen ist ausgeschlossen.

2.8  Wenn für ein Digitalisierungsprojekt bereits ein Ratsbeschluss vorliegt, die Projektumsetzung aber noch nicht begonnen wurde, kann das Projekt für Phase A oder Phase B eingereicht werden?

Ja, das Projekt kann für Phase A oder für die Phasen A und B in Kombination eingereicht werden. Wir weisen darauf hin, dass für die Bewerbung die Vorlage eines Ratsbeschlusses erforderlich ist, der die Finanzierung des Eigenanteils desgesamten Projekts über den gesamten Förderzeitraum sicherstellt (siehe Ausführungen unter 8.)

2.9  Inwieweit ist es bei der Strategieentwicklung (Phase A.) möglich, von denen in der Bewerbung aufgezeigten Maßnahmen abzuweichen? Ist es möglich, eine oder mehrere dieser Maßnahmen im Zuge der Strategieentwicklung komplett zu verwerfen und durch andere Maßnahmen zu ersetzten?

Grundsätzlich sollte die Bewerbung einen höchstmöglichen Grad an Verbindlichkeit aufweisen. Sollten sich im Zuge des Projekts allerdings triftige Gründe ergeben, von den in der Bewerbung genannten Projekten abzuweichen, ist dies möglich.

 

3       Förderzeitraum, -höhe und -satz

3.1      Ab welchem Zeitpunkt kann mit förderfähigen Maßnahmen begonnen werden?

Maßgeblicher Zeitpunkt ist die Bekanntgabe der Juryentscheidung, danach sollten die Modellkommunen zeitnah die Strategiephase starten, da die Smart-City-Strategie innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten, beginnend ab dem Zeitpunkt der Zusage fertiggestellt sein und dem Fördermittelgeber vorgelegt werden soll.

3.2    Ist eine Verkürzung der Phase A möglich? Wenn ja, kann trotzdem der volle Förderbetrag ausgeschöpft werden?

Ja, eine Verkürzung der Phase A (und damit der frühere Einstieg in Phase B) ist möglich, wobei Sie auch in der Phase A bereits erste Investitionen zur Umsetzung der Smart City-Strategie tätigen können. Auch in einer verkürzten Strategiephase kann der Höchstbetrag in Anspruch zu nehmen, vorausgesetzt, es sind entsprechende Kosten in diesem Zeitraum entstanden.

3.3      Ist eine nachträgliche Aufstockung der Zuschüsse möglich?

Eine Zuschusszusage ist als Rahmen zu verstehen. Die geplanten Kosten für die Phasen A und B sind bereits im Zuge der Bewerbung zu schätzen. Die einzelnen Kostenpositionen können sich innerhalb des Kostenrahmes einer Phase im Zuge des Projektablaufs durchaus noch verschieben.

Die abrufbaren Beträge beziehen sich immer auf die tatsächlich entstandenen Kosten. Nicht benötigte Zuschussmittel werden gestrichen.

Eine nachträgliche Erhöhung des zugesagten Zuschussbetrages ist allerdings nicht möglich.

3.4    Gibt es bei der Bewerbung eine Untergrenze an förderfähigen Kosten?

Eine Projektuntergrenze existiert nicht.

3.5      Wie kann die Kommune den Eigenanteil finanzieren?

Der Eigenanteil von (i.d.R.) 35 % ist für alle förderfähigen Kosten sowohl in Phase A als auch in Phase B zu erbringen. Der Eigenanteil ist durch Finanzmittel aufzubringen. Hierzu können gegebenenfalls auch Finanzmittel zur Finanzierung von Sachmitteln und (bestehendem) Personal, das mit der Durchführung des Projekts betraut wird. zählen oder auch investive Maßnahmen, die Teil der förderfähigen Projektkosten sind (z.B. Server).

3.6      Ist der Fördersatz über die gesamte Förderlaufzeit gültig?

Kommunen erhalten für die förderfähigen Kosten Zuschüsse in Höhe von 65% oder 90% im Falle kommunaler Haushaltsnotlage nach jeweiligem Landesrecht. Der Fördersatz wird zum Zeitpunkt der formalen Antragsstellung bei der KfW festgelegt und gilt für den gesamten Förderzeitraum.

3.7    Was ist unter einer Haushaltsnotlage zu verstehen und wie ist sie definiert?

Ob sich eine Kommune in einer Haushaltsnotlage befindet, ist im Haushaltsrecht des jeweiligen Bundeslandes geregelt. Sollte dies der Fall sein, kann die Kommune mit einem Fördersatz von 90% (Eigenanteil von 10%) rechnen. Die Bestätigung der Haushaltsnotlage erfolgt durch die Kommunalaussicht. Eine Selbsterklärung der Kommune genügt hierfür nicht.

3.8     Wie kann ich die Bestätigung der Kommunalaufsicht in Bezug auf die Haushaltsnotlage einreichen?

Die Bestätigung der Kommunalaufsicht ist erst nach erfolgreicher Bewerbung im Rahmen der formellen Antragstellung bei der KfW erforderlich. Für die Bewerbung ist sie nicht erforderlich.

3.9    Wie verhält sich bei einem interkommunalen Kooperationsprojekt, wenn ein Partner Notstandskommune ist und der andere nicht? Muss der eine Partner 10 % und der andere Partner 35 % Eigenleistung erbringen oder müssen beide Partner 35 % Eigenleistung erbringen?

Bei interkommunalen Kooperationen sollten die Kommunen in der Regel jeweils einen eigenen Antrag bei der KfW stellen (Verweis auf A. zu Frage 1.2). Entsprechend der jeweiligen Haushaltssituation der einzelnen Kommune bemisst sich auch der Eigenanteil.

3.10  Ist es auch möglich nach einer Zusage der Förderung erst später mit dem Projekt zu beginnen? Zum Beispiel zum 01.01.2022, damit auch neu zu besetzende Personalstellen ordnungsgemäß ausgeschrieben und besetzt werden können?

Grundsätzlich sollte das Projekt zeitnah nach der Jury-Entscheidung gestartet werden. Dementsprechend können anfallende Kosten bereits ab dem Zeitpunkt der Bekanntgabe der Jury-Entscheidung mitgefördert werden. Selbstverständlich steht aber der Zeitraum, der etwa für eine ordnungsgemäße Ausschreibung benötigt wird, einer Förderung nicht entgegen.

 

4       Förderfähige Kosten und Kosten und Finanzierungsplan

4.1    Was kann als förderfähige Kosten unter den investiven Maßnahmen angesetzt werden?

Als förderfähige Kosten für investive Maßnahmen können die nach der jeweils geltenden Gemeindeordnung als zulässig definierten Investitionskosten angesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass gesetzlich vorgeschriebene Maßnahmen zur Digitalisierung, zum Beispiel nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) grundsätzlich nicht Gegenstand der Förderung sind.

4.2    Können die im Kostenplan unter 2.2 Investitionen und Maßnahmen (Umsetzungsphase) aufgeführten Maßnehmen im Antrag nicht beschrieben werden?

Die geplanten investiven Maßnahmen sind in der Bewerbung zu beschreiben und im Kosten- und Finanzierungsplan zu quantifizieren.

4.3    Beziehen sich die im Kostenplan unter 1.2 Erste Investitionen (Strategiephase) aufgeführten Maßnahmen auf die im Antrag unter IV.1 Ideen für erste Maßnahmen?

Ja.

4.4    Gibt es Höchstgrenzen für die förderfähigen Personal- und Sachkosten?

Siehe hierzu die entsprechenden Regelungen des Merkblattes.

4.5    Welche Personalkosten sind förderfähig?

Förderung besteht sowohl für neu geschaffene Personalstellen als auch für Personalkosten städtischer Mitarbeiter, die dauerhaft oder temporär am Projekt beteiligt sind (s. Merkblatt Förderfähige Maßnahmen).

4.6    Welche Besoldungs- bzw. Entgeltgruppen werden max. als förderfähig anerkannt?

Hierzu machen wir keine Vorgaben.

4.7   Welche unterschiedlichen Kostenarten fallen im Kosten- und Finanzierungsplan unter „Sachkosten zur Planung, Steuerung, Umsetzung, strategische Weiterentwicklung, Konkretisierung und Aktualisierung der Konzepte“? Wie sind diese von den Kosten zur „Beratung und Unterstützung durch externe Berater, Gutachter und Moderatoren“ abzugrenzen?

Unter den Sachkosten (Position 1.1.3) können Kosten der betreffenden kommunalen Organisationseinheit (z.B. einer Stabsstelle Smart City) angesetzt werden, die keine Personalkosten darstellen, wie etwa Materialkosten o.ä.. Kosten für externe Beratung (Berater, Moderatoren, Gutachter) sind nicht unter den Sachkosten, sondern separat zu erfassen (Position 1.1.4).

4.8   Fallen Kosten, die durch Unteraufträge an externe Dienstleister z. B. im Bereich Softwareerstellung entstehen, unter Sachkosten (Position 2.1.3 im Kosten- und Finanzierungsplan), wenn diese aufgrund der geltenden Gemeindeordnung nicht als zulässig definierte Investitionskosten (Position 2.2) angesetzt werden können? Wie ist hier die Abgrenzung zu den Beraterkosten (Position 2.1.5)?

Ja. Solche Kosten können als Sachkosten angesetzt werden. Eine detaillierte Abgrenzung der einzelnen Positionen, insbes. zwischen Sachkosten und externen Beratungskosten können nach erfolgreicher Bewerbung im Zuge der formellen Antragstellung bei der KfW geklärt werden.

Soweit es sich bei vorgesehenen Programmier-Aufträgen um solche handelt, die der Umsetzung einer Maßnahme dienen oder selbst eine Maßnahme sind, sollten diese im Bewerbungsverfahren entsprechend erläutert und im Kostenplan veranschlagt werden.

4.9   Können die Personalkosten zur Entwicklung und Ausbau der lokalen Akteurspartnerschaften aus Position 1.1.2 auch über Ausschreibungsprozesse an Externe vergeben werden (Stichwort: Kompetenzzentrum)?

In einem solchen Fall führen Sie die Kosten bitte unter 1.1.4 auf.

4.10   Finanzierungs- und Kostenplan: Wie müssen die Kosten angesetzt werden?

Bitte tragen Sie die geplanten Kosten nach dem vermutlichen realistischen Verlauf ein, wobei die Strategiephase zeitnah nach der Juryentscheidung starten sollte, s.o.. Die abrufbaren Zuschussbeträge – im Falle einer Förderung als Modellprojekt – beziehen sich dann jeweils auf die tatsächlichen Kosten und Kostenzeiträume.

4.11  Sind Gemeinkosten förderfähig?

Gemeinkosten sind in den Modellprojekten grundsätzlich nicht förderfähig.

4.12  Gibt es detaillierte Informationen zum Thema Mittelumschichtung? Wie wird hier das Prozedere sein, wenn man Mittel von Jahr zu Jahr verschieben muss?

Eine Umschichtung von Mitteln während des Projektes ist grundsätzlich möglich, sofern sie sich innerhalb des Finanzierungsrahmens und innerhalb der im Merkblatt definierten Höchstbeträge bzw. Finanzierungsanteile bewegen.

4.13   Sind für Sie in der Kostenplanung die Netto- oder Bruttokosten relevant?

Bitte geben Sie die Bruttokosten an.

4.14   Hinsichtlich der Finanzplanung kam die Frage auf, ob eine (Laden-)Miete, z. B. für ein DigitalLab, auch förderfähig ist.

Ja, Mietkosten sind förderfähig.

 

   

5      Projektpartner und Weitergabe der Mittel

5.1      Wie können kommunale Unternehmen an dem Projekt mitwirken? Sind kommunale Unternehmen als "eingebundene Organisationseinheiten" im Sinne des Merkblatts zu verstehen?

Mit „eingebundenen Organisationseinheiten“ sind Gliederungen der Kommunalverwaltung gemeint. Kommunale Unternehmen können als Teil des Netzwerks an dem Smart City-Projekt mitwirken. Sie können sich auch finanziell einbringen und etwa Teile des kommunalen Eigenanteils entsprechend den Bestimmungen des Merkblatts übernehmen

5.2      Können die Fördermittel auch an ein kommunales Unternehmen weitergeleitet werden, das mit der Entwicklung und Umsetzung der Smart-City-Strategie betraut ist?

In begründeten Einzelfällen kann die Projektsteuerung auch ggf. außerhalb der Kommunalverwaltung z.B. von einer eigens für diesen Zweck gegründeten 100 %-igen Tochtergesellschaft der Kommune übernommen werden. In einem solchen Fall können als förderfähige Kosten auch die projektbezogenen Personal- und Sachkosten dieser kommunalen Tochtergesellschaft im Sinne einer kommunalen Organisationseinheit angesetzt werden. Voraussetzung sind unter anderem die Einhaltung haushalts- und wettbewerbsrechtlicher Vorschriften (u.a. keine kommerzielle Tätigkeit), die Einhaltung der Förderziele und der weiteren Bedingungen des Merkblattes.
Kosten für Stellen in Stadtwerken, kommunalen Wohnungsgesellschaften o.ä. fallen nicht hierunter. Entsprechende Stellen können zwar an der Projektorganisation mitwirken, die korrespondieren Kosten sind als „Externe Beratungskosten“ anzusetzen.
Die genauen Details können im Falle einer erfolgreichen Bewerbung vor Antragstellung bei der KfW geklärt werden.

5.3    Definiert das Förderprogramm weitere besondere Bedingungen, die bei der Vergabe von Aufträgen zu beachten sind oder gilt ausschließlich das jeweils einschlägige Vergaberecht?

Es gelten die einschlägigen (vergabe- und sonstigen) rechtlichen Regelungen.

5.4    Wie können Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft oder Hochschulen und Forschungseinrichtungen eingebunden werden?

Die Modellprojekte Smart Cities zielen darauf, Kommunen in die Lage zu versetzen, die digitale Transformation in Städten und Gemeinden selbst im Sinne einer integrierten, nachhaltigen und partizipativen Stadtentwicklung zu gestalten. Dabei kann und soll die Kommune auch mit privaten Partnern etwa aus der lokalen Wirtschaft und von kommunalen oder sozialen Unternehmen zusammenarbeiten. Entsprechende (sachgerechte und angemessene) Kosten können je nach Kostenart als Sach-, externe Beratungs- oder (investive) Maßnahmenkosten anzusetzen sein.

5.5  Ist es möglich Fördermittel an städtische Vereine weiterzuleiten?

Ja. Sofern dies für den Erfolg des Smart City-Projektes erforderlich ist, ist eine solche Weiterleitung grundsätzlich möglich.

5.6    Wer ist „unmittelbarer Projektbeteiligter“? Mitarbeiter/innen der Organisationseinheit Smart City, Mitarbeiter/innen, der übrigen städt. Organisationseinheiten, Mitarbeiter/innen der beteiligten städt. Tochterunternehmen und /oder andere externe Akteure?

Alle von Ihnen genannten Personen können grundsätzlich als unmittelbar Projektbeteiligte verstanden werden, sofern sie dauerhaft an dem Smart City-Projekt mitarbeiten.

5.7    Soll bzw. kann man zusätzlich zu den gesetzlichen Vertretern der Partner auch die jeweiligen eigentlichen Ansprechpartner für die Zusammenarbeit im Projekt aufführen?

Ja, das ist möglich.

5.8    Dürfen nur bereits feststehende externe Partner genannt werden oder auch Akteure, mit denen eine Zusammenarbeit geplant ist?

Es können auch Partner genannt werden, mit denen eine Zusammenarbeit geplant ist (bitte auch so kennzeichnen).

5.9    Ist die Teilnahme an weiteren Förderprogrammen, z. B. Smarte.Land.Regionen, nachteilig für eine Bewerbung im Modellprojekt Smart City?

 Nein. Es muss nur sichergestellt sein, dass keine Doppelförderung derselben Maßnahme stattfindet.

5.10    Müssen Kooperationsvereinbarungen bereits vorgelegt werden bzw. wäre es für die Bewerbung förderlich, wenn wir diese Kooperationen bereits vorlegen können?

Ja, das wäre förderlich.

 

6      Open Source und Wissenstransfer

6.1     Open Source und interoperable (offene) Schnittstellen: Inwiefern muss der Open Source-Gedanke in Leistungsbeschreibungen bei der Vergabe von Aufträgen greifen?

Gemäß Merkblatt verpflichten sich die Kommunen am Erfahrungsaustausch innerhalb der Modellprojekte und darüber hinaus am Wissens- und Kompetenzaufbau zur nachhaltigen Gestaltung der Digitalisierung mitzuwirken. Die Kommunen geben diese Verpflichtung auch an ihre Umsetzungspartner und beauftragten Firmen weiter. Dazu gehört insbesondere auch die Veröffentlichung von aus Mitteln der Modellprojekte Smart Cities beauftragten Software-Lösungen als Open-Source bzw. freie Software inklusive nachvollziehbarer Dokumentation.

Die Open Source-Anforderung ist daher ebenso wie die an interoperable Lösungen und standardisierte Schnittstellen zwingend bei der Formulierung der Ausschreibung zu berücksichtigen. Sämtliche aus Mitteln der Modellprojekte Smart Cities beauftragten Software-Lösungen sind als Open Source oder freie Software bereitzustellen. Nähere Details zur Dokumentation stehen derzeit noch nicht fest.

6.2    Wie und ab wann findet der im Förderprogramm beschriebene Wissenstransfer aus den Modellprojekten statt? Findet dieser Wissenstransfer nur unter den Modellprojekten statt oder sind die gewonnen Erkenntnisse öffentlich zugänglich? 

Der Wissenstransfer besteht bereits und wir zukünftig ausgebaut. Er ist zentraler Baustein der Modellprojekte Smart Cities. Ausgewählte Kommunen erproben stellvertretend für alle deutschen Kommunen Wege zur Gestaltung der Digitalisierung. Die Auswahl als Modellprojekt ist Auszeichnung und Verpflichtung zugleich. Daher sind die ausgewählten Modellprojekte mit ihren Partnern zur aktiven Mitwirkung am Wissenstransfer in die Breite der kommunalen Landschaft verpflichtet.

 

7       Bewerbungsverfahren und Fragen zur Antragstellung

7.1      Bis wann müssen die Unterlagen eingereicht werden?

Bewerbungsfrist ist der 14.03.2021 24:00 Uhr. Ratsbeschlüsse und Dringlichkeits- bzw. Eilentscheidungen können bis zum 14.04.2021 24:00 Uhr über das Bewerbungsportal eingereicht werden.

7.2    Darf ich mehr als eine Bewerbung einreichen?

Jeder Bewerbungsberechtigte kann pro Aufruf nur eine Bewerbung einreichen bzw. sich an einer Bewerbung beteiligen.
Für ein Gebiet, das aus dem Programm Modellprojekte Smart Cities (Pr. 436) bereits gefördert wird, können nicht ein zweites Mal Fördermittel aus diesem Programm beantragt werden.

7.3      Muss ich meine Bewerbungsunterlagen auch in Papierform einreichen?

Nein. Die Eingabe der Daten erfolgt ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular.

7.4      Kann ich meine Bewerbung aus dem Bewerbungsverfahren zurückziehen?

Ja. Bitte kontaktieren Sie dafür info@smart-cities-made-in.de

7.5    Wie groß ist der Zeitraum zwischen Bekanntgabe der Gewinner und dem letztmöglichen Zeitpunkt der Antragstellung?

Der Zeitraum betrug im letzten Jahr etwa 2 Monate.

7.6  Werden die Anträge anderer Modellprojekte bzw. die bewilligten Konzepte veröffentlicht? Können zukünftige Bewerber Zugriff auf diese erhalten?

Es ist nicht vorgesehen, die Bewerbungen zu veröffentlichen.

7.7   Wir werden uns als interkommunale Zusammenarbeit mit einem Verbundantrag bewerben. Die Fragen ziele jedoch immer auf "die Kommune" ab. Wie beantworten wir dies nun: als interkommunaler Verbund und auf dieser Ebene oder beantworten wir die Fragen auch mit Informationen zu den teilnehmenden Städten. Ein Beispiel: "Hat ihre Kommune bereits eine Digitalstrategie?". Lautet die Antwort dann a. Nein, die interkommunale Zusammenarbeit verfügt über keine Strategie oder b. die interkommunale Zusammenarbeit verfügt über keine Strategie, wobei vier teilnehmende Städte bereits eine kommunale Strategie aufgestellt haben und zwei weitere Städte derzeit eine Strategie entwickeln..?

 Hierzu gibt es keine festen Vorgaben. Wir empfehlen, den Sachverhalt möglichst so darzustellen, dass den Besonderheiten des Verbundes möglichst umfassend Rechnung getragen wird. Wenn aus Ihrer Sicht gesonderte Ausführungen zu den einzelnen Kommunen sinnvoll erscheinen, dann können sie diese ebenfalls anbringen.

7.8    Vollzeitäquivalente: Was ist hier anzugeben?  

Sie können bei bis zu 10 Organisationseinheiten alle Personalkapazitäten (bestehende und/oder neue Stellen) angeben, die zur Realisierung des Smart City Modellprojekts verwendet werden.74.9     Können Sie bitte genauer definieren, welche „Dokumente der integrierten Stadtentwicklung“ in Punkt A. I. 2. des Antragsformulars gemeint sind?  Müssen diese vom Rat der Stadt beschlossen sein?

Diese Frage kann nur die Kommune selbst beantworten.

7.9   Können Sie bitte genauer definieren, welche „Dokumente der integrierten Stadtentwicklung“ in Punkt A. I. 2. des Antragsformulars gemeint sind? Müssen diese vom Rat der Stadt beschlossen sein?

Diese Frage kann nur die Kommune selbst beantworten.

7.10   In dem von Ihnen überarbeiteten Antragsformular für die dritte Bewerbungsrunde wurde die Frage „Für welche Räume identifiziert Ihre Smart City Strategie besondere Begabungen? (max. 500 Zeichen)“ hinzugefügt. Was ist mit Begabungen in diesem Kontext gemeint?

Es handelt sich um eine Stärke, ein Kapital, eine Fähigkeit, eine positive Besonderheit eines Ortes, die aus seiner Nutzungsstruktur, seiner Bebauungsstruktur oder anderen städtebaulichen Strukturen entsteht – im Gegensatz zu einer Herausforderung eines Ortes (Frage zuvor).

7.11  Könnten Sie mir dazu eine Auskunft geben, ob eine Corona-bedingte Verlängerung der Bewerbungsfrist auch für die 3. Staffel vorgesehen ist?

Anders als im März des Jahres 2020 konnte im diesjährigen Bewerbungsverfahren die bereits vorhandene Pandemie von Beginn an bei der Gestaltung des Bewerbungsverfahrens berücksichtigt werden: Die Bewerbungsphase wurde mit gut zwölf Wochen etwas verlängert (Aufruf 16.12.2020, Bewerbungsfrist 14.03.2021) und Ratsbeschlüsse können grundsätzlich durch Dringlichkeits- oder Eilentscheidungen ersetzt (Frist 14.04.2021) werden.

 

8      Ratsbeschluss

8.1      Welchen Inhalt muss der Ratsbeschluss haben um im Rahmen des Bewerbungsverfahrens akzeptiert zu werden?

Die Anforderungen finden Sie im Dokument Bewerbungsstruktur unter VI.

8.2   Muss das Dokument auch das Abstimmungsergebnis beinhalten? Oder können wir an anderer Stelle vermerken, dass die Vorlage mehrheitlich beschlossen wurde?

Nein, das Abstimmungsergebnis benötigen wir nicht. Es genügt die nachvollziehbare Feststellung über den Beschluss.

8.3  Sollte sich ein Landkreis auf das Projekt bewerben, ist im Rahmen der Bewerbung nur ein Beschluss des Kreistages, als Gremium der federführenden Gebietskörperschaft notwendig, oder muss jeder Kommune des Kreises einen Ratsbeschluss herbeiführen.

Wenn der Landkreis später auch als alleiniger Antragsteller gegenüber der KfW auftreten soll, genügt ein Ratsbeschluss des Kreistages.

8.4     Wir haben  bereits im vergangen Zyklus am Bewerbungsverfahren teilgenommen. Uns stellt sich nun die Frage, ob wir einen neuen Ratsbeschluss benötigen oder ob der gefasste Beschluss aus einem Vorjahr hinreichend ist?  

Es ist eine erneute Befassung des Rates angezeigt.

8.5    Bei gleichzeitiger Bewerbung für Phase A und B des Förderprogramms würde die für die Bewerbung notwendige Mittelzusage im Ratsbeschluss einen Zeitraum von 7 Jahren umfassen. Unsere Stadt stellt einen jährlichen Haushalt auf. Unsere mittelfristige Finanzplanung umfasst einen 4-jährigen Planungszeitraum. Ist im Ratsbeschluss daher eine Mittelzusage vorbehaltlich der noch zu beschließenden Haushalte in den Folgejahren möglich?

Ja.

8.6  Unter Punkt 2.3 darauf hingewiesen, dass: „Eine Förderung von Phase A ohne Phase B (d. h. ausschließlich Strategie-Erstellung ohne Umsetzung) ist nicht vorgesehen.“ Bedeutet dies, dass die in Phase A erhaltenen Fördermittel im Zweifel rückerstattet werden müssten, wenn der Gemeinderat im Rahmen der notwendigen Verabschiedung der in Phase A entwickelten Strategie die Fortführung des Projektes (Phase B) ablehnt?

Die Passage ist so zu verstehen, dass eine singuläre Beantragung von Phase A. nicht möglich ist. Phase A. kann immer nur zusammen mit Phase B. beantragt werden. Die in der Frage formulierte Schlussfolgerung trifft hingegen nicht zwangsläufig zu. Sollte es zu diesem Fall kommen, könnte dies jedoch ein Hinweis darauf sein, dass die im Merkblatt formulierten Anforderungen an die Prozessqualität der Strategie-Erarbeitung nicht eingehalten worden sind. Eine entsprechende Überprüfung behalten wir uns in solchem Fall vor.

8.7    Inwieweit entsteht durch den Ratsbeschluss und die Bewerbung ein verbindliches Kommittent zur eigentlichen Beantragung der Fördergelder nach Gewinn?

Der Ratsbeschluss dokumentiert die Verbindlichkeit der Bewerbung, insbesondere auch die Bereitstellung entsprechender kommunaler Haushaltsmittel zur Finanzierung des Eigenanteils. Sie ist unverzichtbarer Bestandteil einer Bewerbung und – im Erfolgsfall – der Unterlagen zur Antragstellung bei der KfW.

8.8    Muss zwingend ein Ratsbeschluss eingereicht werden?

Ratsbeschlüsse sind nicht zwingend erforderlich. Die Ratsbeschlüsse können durch Dringlichkeits- oder Eilentscheidungen nach jeweiligem Landesrecht ersetzt werden. Soweit das jeweilige Landesrecht die Delegation einer Ratsentscheidung aufgrund der Pandemischen Lage an z. B. den Hauptausschuss ermöglicht, werden auch solche Beschlüsse anerkannt.

8.9   Ist eine vorhandene, ausgearbeitete Strategie, welche durch die Verwaltungskonferenz sowie den zuständigen Ausschuss bestätigt wurde, für eine Bewerbung um Phase B ausreichend oder muss hier zwingend ein Ratsbeschluss erfolgen?

Ein Ratsbeschluss über die zugrunde liegende Strategie ist für einen Direkteinstieg in die Phase B der Bewerbung nicht erforderlich.

 

9      Technisches zum Bewerbungsportal

9.1      Welche Betriebssysteme und Geräte sind mit dem Online Bewerbungsformular kompatibel?

Das Online-Bewerbungsformular ist mit allen gängigen Desktop-Betriebssystemen und Web-Browsern getestet und sollte auch mit vielen älteren Systemen kompatibel sein, jedoch nicht mit Internet Explorer 8 oder Safari 5 sowie früheren Versionen. Für die Anwendung sind JavaScript und die Aktivierung von Cookies erforderlich. Für eine detaillierte Anleitung zur Aktivierung von JavaScript gehen Sie bitte zu: www.whatismybrowser.com/guides/how-to-enable-javascript. Für eine detaillierte Anleitung zur Aktivierung von Cookies gehen Sie zu: www.whatismybrowser.com/guides/how-to-enable-cookies.

9.2      Muss ich jeden Schritt des Bewerbungsprozesses in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten?

Nein. Die Schritte können in beliebiger Reihenfolge bearbeitet und zu jedem Zeitpunkt unterbrochen werden. Der Beitrag kann jedoch online erst dann abgeschickt werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Während der Eingabe weisen Fehlermeldungen auf fehlende Angaben in Pflichtfeldern hin.

9.3      Kann ich meine Bewerbungsunterlagen nach dem elektronischen Abschicken noch bearbeiten?

Nein. Eine Bearbeitung der Inhalte nach dem „Abschicken“ des Online-Bewerbungsformulars ist nicht mehr möglich. Vor dem „Abschicken“ des Online-Bewerbungsformular können Sie die Bearbeitung des Online-Bewerbungsformulars jedoch bis zum 14.03.2021, 23:59 Uhr jederzeit unterbrechen und sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut anmelden und weiterbearbeiten. Sollten Sie dennoch nach dem „Abschicken“ wesentliche Änderungen vornehmen müssen, senden Sie bitte eine E-Mail an Info@smart-cities-made-in.de.

9.4      Gibt es Beschränkungen für Textlänge bei den Eingabefeldern und zählen Leerzeichen auch dazu?

Ja, es gibt Beschränkungen und ja, die Angabe zur maximalen Textlänge beinhaltet Leerzeichen, Leerzeilen und Zeilenumbrüche. Unter den Eingabefeldern ist die entsprechende maximale Textlänge angegeben.

9.5      Muss ich mich jedes Mal neu anmelden, wenn ich meine Bewerbung weiterbearbeiten möchte?

Nein, wenn Sie auf der Seite „Bewerbungsformular“ das Kästchen „Anmeldedaten speichern“ aktivieren, werden Sie bei der Wieder-Anmeldung automatisch auf die Bewerbungsseite geleitet, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Nutzen Sie das Kästchen „Anmeldedaten speichern“ jedoch nicht auf Rechnern, die Sie mit anderen teilen.

9.6      Ich habe meine ID und/oder mein Kennwort vergessen – was kann ich tun?

Stellen Sie sicher, dass beim eventuellen Einkopieren des Passworts keine Leerzeichen mitkopiert wurden. Anderenfalls, klicken Sie auf der Startseite des Online-Bewerbungsformulars auf „Passwort wiederherstellen“. Nach Angabe der E-Mail-Adresse und/oder ID wird das Passwort an die Kontaktperson versendet, die mit dieser E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

9.7      Ich kann mich nicht mit meiner ID und Kennwort im Bewerbungsformular anmelden. Was kann ich tun?

Bitte überprüfen Sie, ob in den Einstellungen Ihres Browsers „Cookies zulassen“ aktiviert ist. Überprüfen Sie auch, ob Sie die ID und das Kennwort richtig eingegeben haben. Wenn Sie sich immer noch nicht anmelden können, wenden Sie sich bitte an: Info@smart-cities-made-in.de  

9.8      Wie kann ich Bilddateien in das Bewerbungsformular einsetzen?

Klicken Sie auf „Hochladen“, um Bilddateien hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei auf die vorgegebene Position („drag and drop“). Die Bilddatei sollte dann als Vorschau in der gewählten Position erscheinen und ist automatisch gespeichert. Es können mehrere Bilddateien gleichzeitig hochgeladen werden. Um eine Bilddatei zu verschieben, klicken Sie auf das Pfeilsymbol und ziehen Sie die Bilddatei auf die gewünschte Position. Wenn Sie eine Bilddatei auf eine Position ziehen, auf der sich bereits eine Bilddatei befindet, wird die bereits gesetzte Bilddatei auf die freie Position verschoben. Bildunterschriften werden mit den dazugehörigen Bilddateien verschoben. Bildunterschriften sind unter alle Bilddateien zu setzen (maximal 200 Zeichen).

Um Bilddateien aus der Galerie zu löschen, klicken Sie auf das entsprechende Papierkorb-Symbol. Die Bildunterschrift wird dabei nicht gelöscht, sondern bleibt der Bilddatei zugeordnet.

Erlaubte Formate sind JPG, PNG, BMP oder TIFF. Es können auch Bilddateien im PDF-Format hochgeladen werden, hierbei ist zu beachten, dass in diesem Fall nur ein Bild aus dem PDF dargestellt wird - das System wählt automatisch das zuerst im PDF implementierte Motiv. Vergewissern Sie sich, dass das richtige Bild ausgewählt wurde, andernfalls speichern Sie das PDF als JPG-Format ab und laden den gewünschten Ausschnitt hoch. Andere-Formate werden nicht angenommen. Alle Bilder sind im RGB-Farbraum hochzuladen. Bilder im CMYK-Farbmodus werden in den RGB-Modus konvertiert, dabei kann sich die Auflösung verringern und die Druckfarben können verfälscht werden. Wenn sich Bilder nicht drucken/darstellen lassen, konvertieren Sie die Bilder in ein JPG-Format mit RGB-Modus. Die Größe einer Bilddatei darf 15 MB nicht überschreiten und nicht größer als 9.000 x 6.700 Pixel groß sein. Ältere Web-Browser und/oder PDF-Reader sind möglicherweise nicht mit dem Bewerbungsformular kompatibel.

9.9   Es ist mir nicht möglich, JPG-Dateien hochzuladen. Was kann ich tun?

Eine Ursache kann sein, dass die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung zu gering ist oder dass Ihre Sicherheitseinstellungen ein Hochladen verhindern. Wenn es Ihnen nicht möglich ist dieses Problem zu lösen, wenden Sie sich an: Info@smart-cities-made-in.de 

9.10   Kann ich auch ein Video hochladen?

Nein, Videodateien sind nicht vorgesehen.

9.11   Ich habe eine Frage zur Datenspeicherung. Da ich keinen Speicher-Button finden kann, gehe ich davon aus, dass die eingegebenen Daten kontinuierlich automatisch zwischengespeichert werden?

Alle im online Bewerbungsformular eingegebenen Daten werden gespeichert, eine gesonderte Speicherfunktion ist nicht eingerichtet.

9.12   Bisher können keine zwei oder mehr Kosten- und Finanzierungspläne in die vorgegebene Maske im Online-Bewerbungsformular eingegeben werden. Es besteht auch keine Möglichkeit, Kosten- und Finanzierungspläne z. B. als PDF-Dokument hochzuladen. Bei einem interkommunalen Kooperationsprojekt (3.1.) sollen aber Kosten- und Finanzierungspläne sowohl für das Gesamtvorhaben als auch gesondert für die einzelnen Kommunen ausgefüllt werden. Eine federführende Kommune muss also mindestens zwei Kosten- und Finanzierungspläne eingeben bzw. hochladen (Gesamtvorhaben + gesondert für federführende Kommune). In welcher Form (z. B. E-Mail) kann das erfolgen?

Der Kosten- und Finanzierungsplan für das Gesamtvorhaben ist direkt in die Maske des Bewerbungsformulars einzutragen. Wenn erforderlich können weitere Kosten- und Finanzierungspläne per Email über die Projektadresse eingereicht werden. Geben Sie hierbei Ihre zugewiesene Benutzer-ID an, damit die Daten zugeordnet werden können. 

9.13   Am Ende des Bewerbungsformulars wird eine Grafik erbeten, die den angestrebten Gesamtprozess verbildlichen und welche ggf. veröffentlicht werden soll. Können Sie mir bitte mitteilen, in welcher Form die Illustration veröffentlicht werden würde? Web ist klar, aber auch Print – bis zu welcher Größe? Muss es XXL-kompatibel sein oder reicht eine Auflösung bis z.B. A2?

Die Grafik wird der Jury sowohl online als auch in einer Printbroschüre zugänglich gemacht. In der Broschüre ist hierfür ein A5 Format vorgesehen. Um ggf online durch zoomen die Inhalte detaillierter betrachten zu können sollte eine Auflösung bis A2 in jedem Fall ausreichend sein. 

 

9.14   Wir können die Adressefelder nicht manuell ausfüllen. Was können wir tun?

In der zweiten Zeile des Adressformulares gibt es eine Suchmöglichkeit für Ihre Adresse. Geben Sie hier Ihre Adresse ein und klicken dann auf die Auswahl der gefundenen Adresse, diese wird dann automatisch in die Felder eingetragen. Eine manuelle Eintragung ist nicht möglich, nutzen Sie bitte daher das Auswahlfeld.