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FRAGEN UND ANTWORTEN

Hier finden Sie eine Liste von Fragen und Antworten. Bitte sehen Sie zunächst nach, ob Sie hier bereits eine Antwort auf Ihre Frage finden. Sollte Ihre Frage hier nicht beantwortet worden sein, können Sie Ihre Frage an info@smart-cities-made-in.de schicken.

Die Beantwortung erfolgt ausschließlich und für alle transparent einsehbar an dieser Stelle. Fragen sind bis Montag, den 20. April 2020 zu stellen.

Presseanfragen sind an die Pressestellen des BMI bzw. der KfW zu stellen.

1     Bewerber und mögliche Zuwendungsempfänger?
2     Was wird gefördert?
3     Zuschussbetrag
4     Formalia im Bewerbungsverfahren
5     Förderzeitraum
6     Technisches zum Bewerbungsportal
7     Alles Andere

 

1       Bewerber und mögliche Zuwendungsempfänger

1.1      Wer kann gefördert werden und sich als Modellprojekt Smart Cities bewerben?

Bewerbungen können Kommunen, d. h. kommunale Gebietskörperschaften und Gemeindeverbände einreichen. Bewerben können sich auch andere Formen der inter- und intra-kommunalen Zusammenarbeit (wie z.B. Städtenetzwerke oder Stadt-Umland-Partnerschaften oder andere Verbünde von Kommunen), in diesen Fällen über eine federführende Gebietskörperschaft.

Aufgrund der thematischen Schwerpunktsetzung der Modellprojekte Smart Cities auf Stadtentwicklung und Digitalisierung sowie der primären Zuständigkeit der Gemeinden für Stadtentwicklung sollten sich kommunale Gebietskörperschaften, die keine Gemeinden sind, möglichst gemeinsam mit Gemeinden bewerben. Bewerbungen aus Stadtstaaten sind von der Landesverwaltung einzureichen; auch hier kann es aus vorgenannten Gründen ratsam sein, die Bezirksebene als Akteur einzubeziehen.

1.2      Darf ich mehr als eine Bewerbung einreichen?

jeder Bewerbungsberechtigte kann pro Aufruf nur eine Bewerbung einreichen bzw. sich an einer Bewerbung beteiligen.

2       Was wird gefördert?

2.1      Was ist eine Smart-City-Strategie im Sinne der Modellprojekte Smart Cities?

2.2      Open Source und interoperable (offene) Schnittstellen: Inwiefern muss der Open Source-Gedanke in Leistungsbeschreibungen bei der Vergabe von Aufträgen greifen?

Gemäß Merkblatt verpflichten sich die Kommunen am Erfahrungsaustausch innerhalb der Modellprojekte und darüber hinaus am Wissens- und Kompetenzaufbau zur nachhaltigen Gestaltung der Digitalisierung mitzuwirken. Die Kommunen geben diese Verpflichtung auch an ihre Umsetzungspartner und beauftragten Firmen weiter. Dazu gehört insbesondere auch die Veröffentlichung von aus Mitteln der Modellprojekte Smart Cities beauftragten Software-Lösungen als Open-Source bzw. freie Software inklusive nachvollziehbarer Dokumentation.

Die Open Source-Anforderung ist daher ebenso wie die an interoperable Lösungen und standardisierte Schnittstellen zwingend bei der Formulierung der Ausschreibung zu berücksichtigen.

2.3      Ist eine Bewerbung auf nur eine der beiden Phasen möglich?

Die Phasen A und B sind grundsätzlich gemeinsam zu beantragen, der Zuschuss wird für das Gesamtvorhaben gewährt.

Eine direkte Bewerbung auf die Phase B ist möglich, wenn die bereits vorhandene Smart-City-Strategie nach den im Merkblatt genannten Kriterien erstellt ist und der Smart-City-Charta der Nationalen Dialogplattform Smart Cities entspricht.

Eine Förderung von Phase A ohne Phase B (d. h. ausschließlich Strategie-Erstellung ohne Umsetzung) ist nicht vorgesehen.

2.4      Ist eine Fortschreibung oder Vertiefung einer bereits vorliegenden Digital-Strategie förderfähig?

Die Fortschreibung und Vertiefung einer bereits vorliegenden Strategie zur einer Smart-City-Strategie kann gefördert werden, sofern zum Zeitpunkt der Antragsstellung bei der KfW keine bereits angefallenen Kosten bzw. bereits getätigte Investitionen berücksichtigt werden. Eine nachträgliche Förderung bereits abgeschlossener und durchfinanzierter Konzepte ist ausgeschlossen.

3       Zuschussbetrag

3.1      Interkommunales Kooperationsprojekt: welche Besonderheiten sind zu beachten?

Im Bewerbungsverfahren werden Ratsbeschlüsse von allen beteiligten Kommunen erwartet. Es wird gebeten, den Kosten- und Finanzierungsplan für das Gesamtvorhaben und für die einzelnen Kommunen je gesondert auszufüllen. Übergeordnete Kosten, die nicht einzelnen Kommunen zugeordnet werden können, sind der federführenden Kommune zuzuordnen.

Aus abrechnungstechnischen Gründen wird (nach Auswahl durch die Jury) eine separate Antragsstellung pro Kommune empfohlen.

Die Förderquote wird entsprechend der  Regelungen zum Zuschussbetrag im Programm-Merkblatt festgelegt.

3.2      Ist eine nachträgliche Aufstockung der Zuschüsse möglich?

Eine Zuschusszusage ist als Rahmen zu verstehen. Die geplanten Kosten für die Phasen A und B sind bereits im Zuge der Bewerbung zu schätzen. Die einzelnen Kostenpositionen können sich innerhalb des Kostenrahmes einer Phase im Zuge des Projektablaufs durchaus noch verschieben.

Die abrufbaren Beträge beziehen sich immer auf die tatsächlich entstandenen Kosten.

Eine nachträgliche Erhöhung des zugesagten Zuschussbetrages ist allerdings nicht möglich.

3.3      Ist der Fördersatz über die gesamte Förderlaufzeit gültig?

Kommunen erhalten für die förderfähigen Kosten Zuschüsse in Höhe von 65% oder 90% im Falle kommunaler Haushaltsnotlage nach jeweiligem Landesrecht. Der Fördersatz gilt über den gesamten Förderzeitraum. Maßgeblich ist hierbei der Zeitpunkt der Antragsstellung.

3.4      Wie kann die Kommune den Eigenanteil finanzieren?

Der Eigenanteil von (i.d.R.) 35 % ist für alle förderfähigen Kosten sowohl in Phase A als auch in Phase B zu erbringen. Der Eigenanteil ist durch Finanzmittel aufzubringen.

3.5      Was kann als förderfähige Kosten unter den investiven Maßnahmen angesetzt werden?

Als förderfähige Kosten für investive Maßnahmen können die nach der jeweils geltenden Gemeindeordnung als zulässig definierten Investitionskosten angesetzt werden.

3.6      Wie können kommunale Unternehmen an dem Projekt mitwirken? Sind kommunale Unternehmen als "eingebundene Organisationseinheiten" im Sinne des Merkblatts zu verstehen?

Mit „eingebundenen Organisationseinheiten“ sind Gliederungen der Kommunalverwaltung gemeint. Kommunale Unternehmen können als Teil des Netzwerks an dem Smart City-Projekt mitwirken. Sie können sich auch finanziell einbringen und etwa Teile des kommunalen Eigenanteils entsprechend den Bestimmungen des Merkblatts übernehmen.

3.7      Können auch Hochschulen oder Forschungseinrichtungen an dem Projekt mitwirken?

Ja, die Einbindung von Hochschulen oder Forschungseinrichtungen ist grundsätzlich möglich und willkommen. Entsprechende Kosten können als externe (Berater-)Kosten (maximal ein Drittel der eigenen Personal- und Sachkosten) mitgefördert werden. Die genaue Ausgestaltung der Zusammenarbeit ist Sache der Projektbeteiligten.

3.8      Können die Fördermittel auch an ein kommunales Unternehmen weitergeleitet werden, das mit der Entwicklung und Umsetzung der Smart-City-Strategie betraut ist?

In begründeten Einzelfällen kann die Projektsteuerung auch von einer eigens für diesen Zweck gegründeten 100 %-igen Tochtergesellschaft der Kommune übernommen werden. In einem solchen Fall können als förderfähige Kosten auch die projektbezogenen Personal- und Sachkosten dieser kommunalen Tochtergesellschaft im Sinne einer kommunalen Organisationseinheit angesetzt werden. Voraussetzung sind unter anderem die Einhaltung haushalts- und wettbewerbsrechtlicher Vorschriften, die Einhaltung der Förderziele und der weiteren Bedingungen des Merkblattes. Die näheren Bedingungen werden im Einzelfall geprüft.

4       Formalia im Bewerbungsverfahren

4.1      Welchen Inhalt muss der Ratsbeschluss haben um im Rahmen des Bewerbungsverfahrens akzeptiert zu werden?

Die Anforderungen finden Sie im Dokument Bewerbungsstruktur unter VI.

4.2      Bis wann müssen die Unterlagen eingereicht werden?

Freitag den 27. März: Aufgrund der aktuellen Lageentwicklung passen wir das Bewerbungsverfahren nunmehr weiter an:

Der Bewerbungszeitraum wird um einen Monat verlängert. Neue Bewerbungsfrist ist der 20. Mai 2020 24:00 Uhr.
Unter den derzeitigen haushaltsrechtlichen Bedingungen ist uns eine größere Fristverlängerung nicht möglich. Wir prüfen aber, ob in Abhängigkeit von der weiteren Entwicklung weitere Anpassungen im Bewerbungsverfahren möglich und nötig sind.


Aufgrund der ergriffenen Maßnahmen zur Eindämmung der Infektionsgefahr durch das Corona-Virus wurde am 16.03.2020 folgende Verfahrenserleichterung eingeführt: Kommunen aus allen Bundesländern können den Ratsbeschluss, der (ursprünglich) bis zum 20.04.2020 einzureichen war, vorläufig durch eine Dringlichkeits- oder Eilentscheidung nach Landesrecht ersetzen. Die Ratsbeschlüsse können bis zum 31.07.2020, 24:00 Uhr, über das Bewerbungsportal nachgereicht werden. Bitte nutzen Sie jeweils den richtigen Upload.

4.3      Muss ich meine Bewerbungsunterlagen auch in Papierform einreichen?

Nein. Die Eingabe der Daten erfolgt ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie im Leitfaden.

4.4      Kann ich meine Bewerbung aus dem Bewerbungsverfahren zurückziehen?

Ja. Bitte kontaktieren Sie dafür info@smart-cities-made-in.de

4.5      Gilt es als Ausschlusskriterium, wenn der Ratsbeschluss nur vorbehaltlich des kommenden Zweijahreshaushalts erfolgt? Für die Beantragung ist ein Stadtratsbeschluss obligatorisch, der auch Aussagen zur Finanzierung des Eigenmittelanteils beinhaltet. Im Merkblatt heißt es hierzu:  "(...) Erklärung zur grundsätzlichen Bereitschaft Smart City entsprechend der Smart City Charta umzusetzen und den Eigenanteil zu finanzieren (Ratsbeschluss)“. Im Dokument mit Erläuterungen zur Struktur des Bewerbungsformulars wird ausgeführt, dass aus dem Ratsbeschluss hervorgehen soll, dass die Kommune "sich in Kenntnis des geforderten Eigenanteils bewirbt und diesen einbringt.“
Gegenwärtig sind in unserem städtischen Zweijahreshaushalt 2019/2020 keine Eigenmittel für ein solches Programm eingestellt. Mit dem kommenden Zweijahreshaushalt sollen diese Mittel (vorbehaltlich des Beschlusses durch den Stadtrat) gesichert werden. Unser Stadtratsbeschluss zur Teilnahme am Projektaufruf Smart City kann also nur vorbehaltlich des kommenden Zweijahreshaushalts erfolgen. Sehen Sie hier ein Ausschlusskriterium?

Die Begründung ist  nachvollziehbar und plausibel. Ein Ausschlusskriterium ist in dem Vorbehalt nicht gegeben.

4.6     Wir haben  bereits im vergangen Zyklus am Bewerbungsverfahren teilgenommen. Uns stellt sich nun die Frage, ob wir einen neuen Ratsbeschluss benötigen oder ob der gefasste Beschluss aus dem letzten Jahr hinreichend ist?  

Entscheidend ist, dass der Ratsbeschluss für das Haushaltsjahr der Bewerbung, d.h. für 2020, gültig ist und die Bereitstellung von Eigenmitteln in diesem und in den Folgejahren sichert.

4.7.    Für wann sind der 3. und 4. Aufruf zur Einreichung von Förderanträgen geplant?

In den Folgejahren 2021 und 2020, sofern entsprechende Mittel aus dem Bundeshaushalt zur Verfügung stehen

4.8.    Ist es für die Antragstellung unbedingt erforderlich, dass der Antragsteller eine Digitalstrategie hat? Falls nein, ist es im Bewertungsverfahren voraussichtlich von Nachteil wenn keine vorhanden ist?

Nein und nein. Wir verweisen auf im Merkblatt definierten Fördertatbestände.

4.9     Können Sie bitte genauer definieren, welche „Dokumente der integrierten Stadtentwicklung“ in Punkt A. I. 2. des Antragsformulars gemeint sind?  Müssen diese vom Rat der Stadt beschlossen sein?

Diese Frage kann nur die Kommune selbst beantworten.

4.10    Werden in den nächsten Förderaufrufen Struktur und Inhalt des Bewerbungsformulars voraussichtlich gleich sein?

Dazu können wir derzeit noch keine Aussage treffen.

5       Förderzeitraum

5.1      Ab welchem Zeitpunkt kann mit förderfähigen Maßnahmen begonnen werden?

Maßgeblicher Zeitpunkt ist die Bekanntgabe der Juryentscheidung.

5.2      Ist eine Verkürzung der Phase A möglich?

Ja, eine Verkürzung der Phase A (und damit der frühere Einstieg in Phase B) ist möglich, wobei Sie auch in der Phase A bereits erste Investitionen zur Umsetzung der Smart City-Strategie tätigen können.

6       Technisches zum Bewerbungsportal

6.1      Welche Betriebssysteme und Geräte sind mit dem Online Bewerbungsformular kompatibel?

Das Online-Bewerbungsformular ist mit allen gängigen Desktop-Betriebssystemen und Web-Browsern getestet und sollte auch mit vielen älteren Systemen kompatibel sein, jedoch nicht mit Internet Explorer 8 oder Safari 5 sowie früheren Versionen. Für die Anwendung sind JavaScript und die Aktivierung von Cookies erforderlich. Für eine detaillierte Anleitung zur Aktivierung von JavaScript gehen Sie bitte zu: www.whatismybrowser.com/guides/how-to-enable-javascript. Für eine detaillierte Anleitung zur Aktivierung von Cookies gehen Sie zu: www.whatismybrowser.com/guides/how-to-enable-cookies.

6.2      Muss ich jeden Schritt des Bewerbungsprozesses in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten?

Nein. Die Schritte können in beliebiger Reihenfolge bearbeitet und zu jedem Zeitpunkt unterbrochen werden. Der Beitrag kann jedoch online erst dann abgeschickt werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Während der Eingabe weisen Fehlermeldungen auf fehlende Angaben in Pflichtfeldern hin.

6.3      Kann ich meine Bewerbungsunterlagen nach dem elektronischen Abschicken noch bearbeiten?

Nein. Eine Bearbeitung der Inhalte nach dem „Abschicken“ des Online-Bewerbungsformulars ist nicht mehr möglich. Vor dem „Abschicken“ des Online-Bewerbungsformular können Sie die Bearbeitung des Online-Bewerbungsformulars jedoch bis zum 17.05.2019, 23:59 Uhr jederzeit unterbrechen und sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut anmelden und weiterbearbeiten. Sollten Sie dennoch nach dem „Abschicken“ wesentliche Änderungen vornehmen müssen, senden Sie bitte eine E-Mail an Info@smart-cities-made-in.de.

6.4      Gibt es Beschränkungen für Textlänge bei den Eingabefeldern und zählen Leerzeichen auch dazu?

Ja, es gibt Beschränkungen und ja, die Angabe zur maximalen Textlänge beinhaltet Leerzeichen, Leerzeilen und Zeilenumbrüche. Unter den Eingabefeldern ist die entsprechende maximale Textlänge angegeben.

6.5      Muss ich mich jedes Mal neu anmelden, wenn ich meine Bewerbung weiterbearbeiten möchte?

Nein, wenn Sie auf der Seite „Bewerbungsformular“ das Kästchen „Anmeldedaten speichern“ aktivieren, werden Sie bei der Wieder-Anmeldung automatisch auf die Bewerbungsseite geleitet, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Nutzen Sie das Kästchen „Anmeldedaten speichern“ jedoch nicht auf Rechnern, die Sie mit anderen teilen.

6.6      Ich habe meine ID und/oder mein Kennwort vergessen – was kann ich tun?

Stellen Sie sicher, dass beim eventuellen Einkopieren des Passworts keine Leerzeichen mitkopiert wurden. Anderenfalls, klicken Sie auf der Startseite des Online-Bewerbungsformulars auf „Passwort wiederherstellen“. Nach Angabe der E-Mail-Adresse und/oder ID wird das Passwort an die Kontaktperson versendet, die mit dieser E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

6.7      Ich kann mich nicht mit meiner ID und Kennwort im Bewerbungsformular anmelden. Was kann ich tun?

Bitte überprüfen Sie, ob in den Einstellungen Ihres Browsers „Cookies zulassen“ aktiviert ist. Überprüfen Sie auch, ob Sie die ID und das Kennwort richtig eingegeben haben. Wenn Sie sich immer noch nicht anmelden können, wenden Sie sich bitte an: Info@smart-cities-made-in.de  

6.8      Wie kann ich Bilddateien in das Bewerbungsformular einsetzen?

Klicken Sie auf „Hochladen“, um Bilddateien hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei auf die vorgegebene Position („drag and drop“). Die Bilddatei sollte dann als Vorschau in der gewählten Position erscheinen und ist automatisch gespeichert. Es können mehrere Bilddateien gleichzeitig hochgeladen werden. Um eine Bilddatei zu verschieben, klicken Sie auf das Pfeilsymbol und ziehen Sie die Bilddatei auf die gewünschte Position. Wenn Sie eine Bilddatei auf eine Position ziehen, auf der sich bereits eine Bilddatei befindet, wird die bereits gesetzte Bilddatei auf die freie Position verschoben. Bildunterschriften werden mit den dazugehörigen Bilddateien verschoben. Bildunterschriften sind unter alle Bilddateien zu setzen (maximal 200 Zeichen).

6.9      Wie kann ich Bilddateien im Bewerbungsformular löschen?

Um Bilddateien aus der Galerie zu löschen, klicken Sie auf das entsprechende Papierkorb-Symbol. Die Bildunterschrift wird dabei nicht gelöscht, sondern bleibt der Bilddatei zugeordnet.

6.10   Ich habe Bilddateien in das Bewerbungsformular hochgeladen, aber sie erscheinen nicht als Vorschaubild und/oder im PDF des Teilnehmerformulars. Was kann ich tun?

Erlaubte Formate sind JPG, PNG, BMP oder TIFF. Es können auch Bilddateien im PDF-Format hochgeladen werden, hierbei ist zu beachten, dass in diesem Fall nur ein Bild aus dem PDF dargestellt wird - das System wählt automatisch das zuerst im PDF implementierte Motiv. Vergewissern Sie sich, dass das richtige Bild ausgewählt wurde, andernfalls speichern Sie das PDF als JPG-Format ab und laden den gewünschten Ausschnitt hoch. Andere-Formate werden nicht angenommen. Alle Bilder sind im RGB-Farbraum hochzuladen. Bilder im CMYK-Farbmodus werden in den RGB-Modus konvertiert, dabei kann sich die Auflösung verringern und die Druckfarben können verfälscht werden. Wenn sich Bilder nicht drucken/darstellen lassen, konvertieren Sie die Bilder in ein JPG-Format mit RGB-Modus. Die Größe einer Bilddatei darf 15 MB nicht überschreiten und nicht größer als 9.000 x 6.700 Pixel groß sein. Ältere Web-Browser und/oder PDF-Reader sind möglicherweise nicht mit dem Bewerbungsformular kompatibel.

6.11   Es ist mir nicht möglich, JPG-Dateien hochzuladen. Was kann ich tun?

Eine Ursache kann sein, dass die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung zu gering ist oder dass Ihre Sicherheitseinstellungen ein Hochladen verhindern. Wenn es Ihnen nicht möglich ist dieses Problem zu lösen, wenden Sie sich an: Info@smart-cities-made-in.de 

6.12   Kann ich auch ein Video hochladen?

Nein, Videodateien sind nicht vorgesehen.

7       Alles andere

7.1      Welchen Digitalisierungsentwicklungsstand sollte eine Kommune bei der Bewerbung vorweisen können?

Anlass für diese Frage ist der aus Sicht der Verwaltung hohe Nachholbedarf sowie die Herausforderungen, die die Stadtverwaltung auf dem Weg der Digitalisierung bewältigen muss. Die grundlegende Ausstattung an Infrastruktur, etwa Lückenschlüsse in der Breitbandversorgung, stellen unsere Stadt zur Zeit vor Herausforderungen, wie etwa abgelegene Stadtteile mit Breitbandversorgung zu erschließen. Zudem stellt uns die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes vor enorme Herausforderungen, denn bislang stehen nur wenige Online-Dienste der Verwaltung digital zur Verfügung. Als Stabilisierungskommune fehlen uns häufig vor allem personelle Ressourcen, um Digitalisierung und Stadtentwicklung angemessen realisieren zu können.

Angesichts dieser exemplarischen Herausforderungen im Digitalisierungsalltag einer mittleren Stadt, wäre es gut zu erfahren, welche Entwicklungsvoraussetzungen im Feld der Digitalisierung eine Kommune aufweisen muss, damit ihr Förderziel der Modernisierung einer Kommune erreicht werden kann.

Die Anforderungen für eine Bewerbung entnehmen Sie bitte dem Programm-Merkblatt und den Ausführungen auf der Bewerbungswebsite insbes. den FAQ. Bitte beachten Sie, dass die Modellprojekte Smart Cities kein Förderinstrument zur Finanzierung der Breitbandausstattung sind, sondern auf die Entwicklung einer Smart City-Strategie auf Basis der Smart City Charta des Bundes und deren investiver Umsetzung zielt. Einen spezifischen Entwicklungsstand setzen wir dabei nicht voraus.